Evidencija i katalogizacija numizmatičke zbirke su od neizmjerne važnosti prilikom skupljanja kovanica i novčanica. U prvom redu nam omogućava da vidimo što u zbirci uopće imamo, a što nam još nedostaje. Isto tako imamo uvid u vrijednost zbirke, odnosno koliko smo potrošili na nju, a u slučaju nezakonitog otuđenja zbirke, evidencija se, uz fotodokumentaciju, pokazala kao najbolja pomoć policiji kada provodi istragu. U konačnici, podaci o vrijednosti zbirke su vrlo važni kada se radi o njenom nasljeđivanju i eventualnoj prodaji nakon smrti vlasnika.
Osim samog čuvanja kovanica i novčanica, jako je korisno voditi i evidenciju svoje numizmatičke zbirke. Evidencija se vodi na način da se zapisuju osnovni podaci o kovanici i novčanici kao što su npr.
- zemlja izdanja,
- nominalna vrijednost,
- godište ili datum,
- kataloški broj iz literature,
- stupanj očuvanosti,
- kratki opis i bilješka,
- datum nabave,
- od koga je nabavljena,
- cijena po kojoj je nabavljena.
Evidencija se može voditi ručno, ali puno praktičnije je na računalu u programima kao što je MS Excel i sl. Isto tako, postoje i specijalizirani računalni programi za tu namjenu.
Kao što je već navedeno, evidencija zbirke nam omogućava da u svakom trenutku možemo vidjeti što u zbirci imamo, a što nam nedostaje. Isto tako imamo i podatke o tome što je nabavljeno, od koga i po kojoj cijeni. Ovi podaci o cijenama, odnosno o tome koliko je nešto plaćeno, omogućavaju nam da u svakom trenutku znamo koliko naša zbirka eventualno vrijedi. Isto tako, ovo je vrlo korisna informacija i za naše nasljednike ukoliko im jednog dana pripadne naša zbirka. Na temelju tih informacija mogu vidjeti koliko naslijeđena zbirka otprilike vrijedi na tržištu ili barem koliko je plaćena.
Isto tako, jako je dobro voditi fotodokumentaciju zbirke. Ako ne svih primjeraka, barem onih vrjednijih. Ovo može biti od velike koristi ukoliko dođe do krađe ili otuđenja zbirke. Ako posjedujemo fotodokumentaciju možemo vrlo lako predočiti policiji što nam je otuđeno i za čime treba tragati.
Autor: Zlatko Viščević
